Dugme F9-DODAJ otvara prozor za knjiženje novog dokumenta. Potrebno je definirati VRSTA DOKUMENTA - šifrarnik dokumenata pozivate tipkom ENTER na ovom polju ili u izborniku ŠIFRANTI.
Nakon što ste iz liste izabrali vrstu dokumenta definirate originalni broj dokumenta (program upozarava ako ste unjeli isti broj računa za istog dobavljača), partnera - ENTEROM pozivate šifrarnik partnera u kojem tražite partnera ili ga otvarate sa F9-DODAJ, datum knjiženja - datum za knjigu URA i Knjigu popisa, datum dokumenta i datum dospijeća - definirate ili rok dospijeća ili datum dospijeća, valutu i tečaj. Time je definirano zaglavlje dokumenta i spuštate se u polje za knjiženje stavki.
Prvo polje za upis je šifra artikla - šifrarnik artikala pozivate ENTEROM. Nakon toga upisujete količinu, nabavnu cijenu, rabat - u postotku, zavisni trošak - postotak planskog troška, postotak marže ili prodajnu cijenu u kunama ili drugoj definiranoj valuti - bodovi. Ukoliko je artikal već na zalihama ili mu je u šifrarniku definirana prodajna cijena ona se automatski upisuje u polje.
Ako kliknete na dugme “Zalihe” prozor se podjeli na dvije tabele - u gornjoj tabeli definirate stavke ulazne kalkulacije, a u donjoj imate pregled artikala na zalihama sa količinama, rezervacijama, cijenama.
Aktiviranjem na dugme „BAR KOD“ otvara se tabela u kojoj se za artikl na kojem ste pozicionirani prikazuju svi definirani bar kodovi ili kataloški brojevi definirani u šifrarniku artikala.
Inicijalno ste postavljeni na gornju tabelu, tipkom TAB prebacujete se iz jedne tabele u drugu - AKTIVNA TABELA JE BIJELA, A NEAKTIVNA SIVA.
Prvo polje za definiciju je šifra artikla - tipkom ENTER na polju šifra pozivate šifrarnik artikala ili se tipkom TAB prebacujete u donju tabelu, na zalihe gdje je moguće pretraživanje artikala po nazivu, šifri ili bar kodu. Inicijalno je kursor na polju NAZIV ARTIKLA i dovoljno je početi pisati. Ako tražite po šifri pozicionirajte se na šifru i počnite pisati, isto vrijedi za polje bar kod.
Za prebaciti artikl iz zaliha u stavku ulazne kalkulacije služi tipka ENTER.
Kada je definiran artikl kao stavka na računu upisujete količinu, nabavnu cijenu, rabat i maržu. Ukoliko marža ima negativan predznak njeno polje se automatski označi crvenom bojom. Program dopušta knjiženje, ali Vas upozorava.
Ukolio definirate nabavnu cijenu u šifrarniku artikala prilikom unosa primke program upozorava da se nabavna cijena promijenila označavajući polje nabavne cijene crvenom bojom. Ukoliko nabavna cijena nije definirana u šifri artikla program Vas neće upozoriti o promjeni, ali u svakom trenutku u kontrolnom prozoru prikazana je zadnja nabavna i prosječna nabavna cijena.
Moguće je unijeti rabat na rabat pri ulazu tipkom Alt+Enter pozivamo prozor u kojem definiramo postotke rabata a program sam izračunava i unosi zbrojnu stopu rabata. Ovaj prozor možemo dobiti i desnim klikom miša na stavku u kalkulaciji.
Imamo i druge opcije na desni klik unutar ulaznog dokumenta
OZNAČI RAZLIČITE ISPORUKE –ova opcija služi da se označe artikli čije se količine razlikuju od količina u koloni isporuka. Aktiviranjem ove opcije plavom bojom se označe artikli čije se isporuke razlikuju.
ZBROJ RABATA R1+R2 - ukoliko u kalkulaciji imate iskazan rabat na rabat onda pokrenete ovu opciju da bi Vam program izračunao rabat na rabat.
PRENESI CIJENU/SVE CIJENE U ŠIFRARNIK
Prenesi cijenu u šifrarnik – prenijet će cijenu artikla na kojem ste pozicionirani u šifrarnik artikala i Prenesi sve cijene u šifrarnik – prenijet će cijene svih artikala iz ulaznog dokumenta u šifrarnik. Dobit ćete i dodatni upit Preračunaj i MPC (ako ste u modulu skladištu) ili preračunaj VPC (ako ste u maloprodaji).
PRENESI SVE CIJENE IZ ŠIFRANTA– prenijet će cijene svih artikala definiranih u šifrarniku u dokument.
PRENESI CIJENE IZ DOKUMENTA - kada pokrenete ovu opciju dobit ćete upit da odaberete poslovnu jedinicu, vrstu i broj dokumenta iz kojeg želite prebaciti cijenu u dokument u kojem se nalazite. Vrlo interesantno za tvrtke koje imaju više poslovnih jedinica te su u nekoj jedinici definirali nove cijene na konkretnom ulaznom dokumentu te žele te iste cijene primijeniti i na ulazni dokument u drugoj poslovnoj jedinici
DODAJ U INVENTURNU KOLIČINU
Aktiviranjem ove opcije moguće je knjižiti inventuru kao ulazni dokument tako što će se količine iz dokumenta upisati u rubriku Inventurno stanje – unutar opcije Zaključivanje godine u meniju Knjiženja. Ukoliko ste radili dva ili više dokumenata kojima ste unosili popisanu količinu onda koristite ovu opciju Dodaj u inventurnu količinu,
a ukoliko ste jednim dokumentom unjeli popisanu količinu onda koristite opciju Unesi u inventurnu količinu
U tabeli ulaza moguće je isključiti podatke o tarifnom broju, na nivou parametara imamo kvačicu 'Vidljiv t. Br. I njegovi podaci u ulazu' i ako ta kvačica nije označena tada se prilikom unosa stavki u ulazu polje t.br. ne vidi što daje bolju preglednost tabele za unos (t. Br. se definiraju na nivou šifrarnika artikala).
Na kraju stavke vidimo podatke o grupi rabata i stanje na zalihama artikala.
Za slijedeću stavku u ulaznom dokumentu spustite se u novi red strelicom dolje.
Kada ste se jednom pozicionirali na zalihe radi pretraživanja artikala one ostaju aktivne dok ne zaključite kalkulaciju.
Samo dokument kalkulacije ima sve gore nabrojene stavke, ostali dokumenti definirani su tako da se prenose nabavna i prodajna cijena, a definira samo količina.
Za vrijeme unosa artikla sa ALT+F12 imamo mogućnost pozvati modul za unos serijskih brojeva (za one artikle koji imaju evidenciju serijskih brojeva) te na taj način ubrzavamo i osiguravamo točno fakturiranje artikala (pogledati 'Izradu izlaznih faktura preko serijskih brojeva').
Kod uvoznih kalkulacija tečaj je vezan uz datum knjiženja dokumenta i uvijek je vidljiv pristupom u dokument.
Pozivom F11 – zadnja cijena kod uvoznih artikala dobit ćete informaciju o zadnjoj nabavnoj cijeni u valuti i tečaju koji je bio na dan knjiženja uz ostale informacije. Kod knjiženja uvoznih primki i odabirom neke druge valute umjesto kune, pored nabavne cijene dobit ćete polje 'nabavna cijena u valuti' gdje se pamti upravo trenutna nabavna cijena u gore zadanoj valuti. Upisom u to polje program automatski izračunava nabavnu cijenu u Kn. Ukoliko želite preračunati nabavne cijene po novom tečaju potrebno je pristupiti u kalkulaciju, desnim klikom miša na stavku i dobit ćete prozor za 'preračunavanje nabavne cijene' i 'zbroj rabata R1 i R2' –ova opcija služi da zbroji postotke rabata na rabat. Ukoliko u polje fakturna vrijednost u valuti upišete fakturnu vrijednost program će automatski izračunati nabavnu cijenu u valuti i nabavnu cijenu u kunama preračunatu po zadanom tečaju dijeleći vrijednost sa količinom. Preporučuje se za brži unos ulaznih računa koji imaju složeniji izračun cijene, više rabata, trošarina i sl. Polje je inicijalno aktivirano, a možete ga deaktivirati u parametrima, robni dokumenti.
KNJIŽENJE STVARNOG ZAVISNOG TROŠKA
Pozovite TROŠKOVI klikom na tabulator ZAKLJUČAK na dnu tabele ili dugme F12 PRISTUP.
Otvara se prozor za unošenje zavisnih troškova - carina, špedicija, prijevoz i ostalo. Svi zavisni troškovi se unose posebno sa svojim definiranim dokumentima. Definirana su četiri dokumenta – Zavisni trošak carina, Zavisni trošak prijevoz, Zavisni trošak špedicija i Zavisni trošak Ostalo. Kada se vratite u pristup kalkulacije u polju zavisni trošak bit će upisan postotak stvarnog zavisnog troška.
ZAVISNI TROŠAK NA RAČUNU OD ISTOG DOBAVLJAČA– u slučajevima kada je na ulaznom računu fakturirana usluga zajedno sa robom, kada je zavisni trošak na istom računu i od istog dobavljača kao i roba. Zavisni trošak unesite u rubriku zavisnih troškova na dokument koji nema definiciju temeljnice i URA/IRA jer će se taj iznos pribrojiti kalkulaciji, bitno je da u rubriku Partner upišete -1, iznos koji ste upisali pribrojit će se automatski fakturnoj vrijednosti i pretporezu ulaznog računa, marža će se umanjiti za unešeni iznos zavisnog troška. Stoga Vam program zabranjuje unos usluge u ulaznim dokumentima, daje upozorenje „Unos usluge nije dopušten“.
ZAKLJUČAK DOKUMENTA
Pozovite ZAKLJUČAK klikom na tabulator na dnu tabele ili dugme F12 PRISTUP.
Dobit ćete rekapitulaciju knjiženog dokumenta, provjerite vrijednosti u poljima fakturna vrijednost i pretporez i usporedite ih sa onima na originalnom dokumentu. Tipkom ESC zatvarate dokument i vraćate se u pregled.
PRETRAŽIVANJE UNUTAR DOKUMENTA
Unutar dokumenta moguće je pretraživanje po polju na kojem se pozicionirate tako da aktiviramo dugme F5 i upišemo kriterij za traženje npr. ako se nalazimo na polju naziva artikla unesemo početna slova artikla i * da ne pišete naziv do kraja. Enterom će se kursor pozicionirati na prvi artikal koji sadrži zadani slog.
KAKO DOBITI INFORMACIJU O PRETHODNOJ NABAVI ARTIKLA?
Tipkom F7-zadnja cijena dobit ćete podatak o prethodnoj nabavi artikla na kojem ste pozicionirani – broj dokumenta, dobavljač, datum, nabavna cijena, nabavna cijena u valuti, zadnja nabavna cijena, rabat, marža, zavisni trošak te prodajnu cijenu.
KAKO OZNAČITI ARTIKLE SA PROLAZNOM NAKNADOM/POVRATNOM STAVKOM
Svakom artiklu koji ima Prolaznu stavku morate dodjeliti novootvoreni tarifni broj. Prije nego što otvorite novi tarifni broj potrebno je nanovo definirati posojeće tarifne brojeve na sljedeći način:
meni Šifranti, opcija Porezi, tabela je podjeljena u dva dijela, donji dio tabele je definicija konkretnog tarifnog broja.
Tu je već definiran porez, strelicom dolje otvarate novi red u koji prepisujete sve iz prethodnog s datumom promjene od kada želite koristiti prolaznu stavku. Novootvoreni tarifni broj također mora imati dva reda.
Prvi red treba sadržavati istu definiciju kao i opća tarifna skupina od 25% poreza i isti datum promjene, a drugi red se prepisuje u kolonu Prolazna stavka se upisuje 0,5 lipa i datum promjene od kada se želi koristiti Prolazna stavka.