Otvaranjem prozora dobit ćete listu / pregled otvorenih dokumenata. Dugmad na vrhu prozora su ISPIS F8, DODAJ F9 i PRISTUP F12, na dnu prozora su tabulatori PREGLED, PRISTUP, TEMELJNICA, URA/IRA.
KAKO OTVORITI NOVI DOKUMENT U LISTI?
Dugme DODAJ F9 otvara prozor za definiciju novog dokumenta. Definira se VRSTA DOKUMENTA - slovna ili brojčana šifra/oznaka dokumenta, NAZIV DOKUMENTA - ime dokumenta i NASLOV DOKUMENTA – naslov koji će biti ispisan kada date dokument na štampanje. Imate mogućnost definiranja naslova izlaznog dokumenta na stranom jeziku. Slijede oznake u kontrolnim poljima - ROBNI DOKUMENT, DOKUMENT IMA STAVKE, PRIJENOS NABAVNE CIJENE, PREDZNAK.
Nakon toga označavate kontrolna dugmeta - dokumenti se mogu definirati kao ulazni, izlazni i dokumenti za unos zavisnih troškova. Svakom dokumentu se definira da li on ažurira zalihe, rezervacije ili uopće ne utječe na zalihe. Polje rezervacije je uvijek vidljivo na zalihama i izvješćima, primjer ponuda ili predračuna, transferiranjem tih dokumenata u račun ili njihovim poništavanjem skida se i rezervacija.
Polje Dokument donosa ako se aktivira služi – da se odvoji prijenos inventure koji program radi automatski radi prikaza podataka na robnim karticama za više godina. Kada je dokument označen kao donos prilikom prikaza podataka za više godina ne prikazuje početno stanje jer je ono na prethodnom saldu.
Polje Proknjiži plaćanje URA/KPI se koristi kod gotovinskih računa, a polje Uvoz kada unosite artikle iz uvoza i na njima nema pretporeza.
PROVJERA OIB-A KOD IZRADE DOKUMENTA - Ukoliko je dugme „Provjera OIB-a“ aktivno onda će Vas program upozoriti kod izrade dokumenta ako partner nema upisan OIB. Vi ste slobodni birati dokumente koji će provjeravati da li je OIB upisan ili ne (primjerice IFV ćete staviti kontrolu, a PON ne).
Ukoliko definirate dokument financijskog knjigovodstva tada je potrebno definirati samo vrstu i naziv dokumenta, sve ostale opcije vezane su uz definiranje novih dokumenata robnog knjigovodstva.
Napominjemo da su svi uobičajeni dokumenti robnog knjigovodstva već definirani, napredni korisnici mogu sami definirati dodatne dokumente robnog knjigovodstva.
Kratice svih ulaznih dokumenata počinju slovom U, drugo slovo označava vrstu poslovne jedinice - V za veleprodaju, M za maloprodaju, R za repro, P za pogon i G za ugostiteljstvo. Treće slovo određuje vrstu ulaza - P ulaz sa pretporezom, B ulaz bez pretporeza i O račun obrtnika.
Primjerice kratica UVP znači ULAZ VELEPRODAJE SA PRETPOREZOM. Ovakav način označavanje smo mi koristili za već definirane dokumente, Vi ste slobodni koristiti bilo koji drugi način šifriranja kod dokumenata koje sami otvarate.
TEMELJNICA - ovaj prozor služi za definiciju temeljnice robnog dokumenta.
Prozor je podijeljen na dvije tabele – gore lijevo definirate konto upisom sintetičkog konta. Enterom pozivate Kontni plan u kojem tražite po nazivu ili po broju – ovisi gdje se pozicionirate. Ako upišete konto koji nije definiran program će automatski otvoriti kontni plan.
Slijedeći upit je analitika poslovne jedinice – D ili N, ako ste upisali D program će kod knjiženja konta automatski otvoriti analitički konto unutar zadane sintetike gdje će analitika biti broj poslovne jedinice definiran kod otvaranja poslovne jedinice i nazivu sintetike dodat će naziv poslovne jedinice – primjer 6600-0001 roba u skladištu veleprodaje – Skladište Split. Ukoliko ste upisali N knjižit će samo na sintetički konto.
Idući upit je polje Partner – ponuđeno Vam je Nema i Dokument. Dokument birate za konta partnera – kupaca i dobavljača i tada će program prilikom knjiženja temeljnice automatski otvoriti ili pronaći analitički konto unutar sintetičkog. Za konta koja nisu konta kupaca ili dobavljača odaberite Nema.
Idući upit je polje Mjesto troška – u to polje možete upisati samo D ili N, D znači da knjiži mjesto u financijsku temeljnicu uz taj konto, a N da ga ne knjiži.
Kada ste definirali konto pozicionirate se na polja u donjem dijelu tabele – Duguje i potražuje i aktivirate ih dvostrukim klikom miša te će polje koje ste aktivirali postati Crveno. Nakon toga birate da li je izraz pozitivan ili negativan + ili – koji se nalaze desno od tabele sa izrazima, inicijalno je aktivan +. Nakon toga u gornjoj desnoj tabeli birate ponuđene vrijednosti – kratice sa pojašnjenjima, primjer IZN_PRO – Prodajna vrijednost i odabirete ih klikom miša, one koje ste označili upisuju se u polje Duguje ili Potražuje koje ste označili. Pored ove tabele imate i predznake + i – te ih birate slažući izraz..
Ovako je potrebno definirati svaki konto za automatsko knjiženje.
KOPIRANJE DEFINICIJA DOKUMENATA – prilikom definicije TEMELJNICA za dokumente robnih knjigovodstava možete pozvati definiciju sličnog dokumenta te je nakon toga korigirati ukoliko je potrebno. To radite na način da klikom na dugme “kopiraj “ dobijete prozor u koji upisujete kraticu dokumenta velikim slovima s kojeg želite kopirati definiciju za knjiženje. (npr.UVP).
URA I IRA - u ovom prozoru definira se knjiženje u knjigu ulaznih i izlaznih računa novodefiniranih dokumenata robnog knjigovodstva.
Prvi upit je vrsta knjige – Enterom ćete dobiti definirane knjige, vrste knjiga URA i IRA definiraju se u meniju Porezne evidencije unutar FINANCIJSKO KNJIGOVODSTVO. Nakon toga definirate vrste dokumenta za određenu knjigu – ENTEROM pozivate šifrarnik dokumenata koji se definira za svaku knjigu posebno. Naglašavamo da su sve uobičajene knjige i njima pripadajući dokumenti već definirani.
U donjem dijelu tabele definirate Prodajnu vrijednost, Iznos PDV-a i Neoporezivo. Ponuđene vrijednosti su u tabeli ispod. Označite Polje koje definirate dvostrukim klikom miša i označeno polje će postati Crveno, nakon toga birajte ponuđene vrijednosti i klikom ih
prenesite u polje. Predznak se definira + ili minus oznakom u kontrolnom dugmetu.
KOPIRANJE DEFINICIJA DOKUMENATA – prilikom definicije URA/IRA za dokumente robnih knjigovodstava možete pozvati definiciju sličnog dokumenta te je nakon toga korigirati ukoliko je potrebno. To radite na način da klikom na dugme “kopiraj “ dobijete prozor u koji upisujete kraticu dokumenta velikim slovima s kojeg želite kopirati definiciju za knjiženje. (npr.UVP).