Dugme F9-DODAJ otvara prozor za knjiženje novog dokumenta. Potrebno je definirati VRSTA DOKUMENTA - šifrarnik dokumenata pozivate tipkom ENTER na ovom polju ili u izborniku ŠIFRANTI.
Nakon što ste iz liste izabrali vrstu dokumenta, inicijalno se upisuje idući broj dokumenta. Potrebno je definirati partnera - ENTEROM pozivate šifrarnik partnera, MT (mjesto troška – knjiži se u temeljnicu financijskog knjigovodstva i omogućava listanje bilance po mjestima troška), datum dokumenta i datum dospijeća - definirate ili rok dospijeća ili datum dospijeća i valutu. Ukoliko je za partnera definirana odgoda plaćanja ova polja se automatski ažuriraju. Vrijeme kreiranja je vrijeme nastanka računa. Vrsta plaćanja je inicijalno u veleprodaji Transakcijski račun, ukoliko je gotovina, kartice otvorite padajući meni i odaberete željenu vrst plaćanja. Time je definirano zaglavlje dokumenta i spuštate se u polje za knjiženje stavki.
Prozor se sastoji od dvije tabele - u gornjoj tabeli definirate stavke fakture, a u donjoj imate pregled artikala na zalihama sa količinama, rezervacijama i cijenama (nabavnim, MPC i VPC).
Inicijalno ste postavljeni na gornju tabelu, tipkom TAB prebacujete se iz jedne tabele u drugu - AKTIVNA TABELA JE BIJELA, A NEAKTIVNA SIVA.
Prvo polje za definiciju je šifra artikla - tipkom ENTER na polju šifra pozivate šifrarnik artikala ili se tipkom TAB prebacujete u donju tabelu, na zalihe gdje je moguće pretraživanje artikala po nazivu, šifri ili bar kodu.
Inicijalno je kursor na polju NAZIV ARTIKLA i dovoljno je početi pisati. Ako tražite po šifri pozicionirajte se na šifru i počnite pisati, isto vrijedi za polje bar kod.
Za prebaciti artikl iz zaliha u stavku izlaznog računa služi tipka ENTER.
Kada je definiran artikl kao stavka na računu upisujete količinu, prodajna cijena je inicijalno upisana i to je cijena po cjeniku – ili sa zaliha ili iz šifrarnika. Cijena može biti posebno definirana za konkretnog kupca i u tom slučaju će se automatski upisati. Cijenu je moguće promijeniti upisom druge cijene - time ne mijenjate cjenik i cijenu na zalihama, već samo cijenu stavke na fakturi. Ukoliko je prodajna cijena manja od nabavne pocrveni ( vizualno upozorenje). Ako želite za određeni artikal upisati opis koji se pamti samo za taj račun kliknite na info polje (plavo slovo i u gornjem desnom uglu alatne trake).
Ukoliko je za konkretnu poslovnu jedinicu aktivirana opcija Isključivi unos cijena se ne može mijenjati.
Za sve promjene cijena izradit će se automatski zapisnici o promjeni cijena po Vašem nalogu . vidi Izrada zapisnika. Cijena može biti posebno definirana za konkretnog kupca i u tom slučaju će se automatski upisati. Nakon cijene možete još definirati osnovni i dodatni rabat – ako je definiran za kupca automatski će se upisati.
Za slijedeću stavku pritisnite donju strelicu.
Kada ste se jednom pozicionirali na zalihe radi pretraživanja artikala one ostaju aktivne dok ne zaključite račun.
Moguće je naknadno definirati postotak rabata za cijeli račun, na alatnoj traci je dugme 'Rabat' , te pokretanjem te opcije pokreće se prozor s upitom povećaj rabat i polje u kojem ukucavamo postotak za koji želimo uvećati tj. umanjiti rabat na svim stavkama računa.
Na zaključku izlaznog dokumenta ukoliko postoji tolerancija prodajne vrijednosti ili poreza program je sam računa i knjiži u financijsko i knjigu izlaznih računa. Tolerancija se javlja kad su u pitanju velike količine i male cijene koje imaju više decimala.
Ukoliko je račun plaćen gotovinom na pregledu dokumenta kliknite na dugme "fiskaliziraj"( prethodno se mora učitati certifikat od Fine i podesiti parametri za fiskalizaciju).
Nakon toga idite na ispis (F8) računa na kojem će biti upisani ZKI I JIR. Ako u veleprodaji imate gotovinski račun i zaboravite promjeniti vrstu plaćanja na Gotovina program će Vas upozoriti prilikom fiskalizacije. Isto tako ako u računu stavite da je vrsta plaćanja gotovina i zaboravite kliknuti fiskaliziraj program će Vas prilikom ispisa upozoriti.
Ukoliko se račun želi fiskalizirati nakon zakonom dozvoljena 72 sata – program daje upozorenje
OBRAČUN PDV-A PO DATUMU ISPORUKE U IZLAZNIM DOKUMENTIMA - da bi se PDV obračunavao po datumu isporuke potrebno je u Sistem/Parametri/Izlazni dokumenti aktivirati obračun poreza po datumu isporuke.
Rabati na ukupan iznos računa– opcija kod izlaznih dokumenata popusti na ukupnu vrijednost računa. Potrebno je definirati popuste u opciji SISTEM, PARAMETRI, ISPIS RAČUNA u stupcu Rabati na iznos. Tu upisujete nazive popusta na ukupnu vrijenost računa, kada je to definirano u zaključku izlaznog računa dobit ćete polja u koja upisujete postotke za definirane vrste popusta.
Postotak ostvarene marže na izlaznom računu tijekom fakturiranja– na svakoj stavci (artiklu) izlaznog dokumenta tipkama ALT+M dobit ćete prozor u kojem je nabavna cijena artikla, postotak ostvarene marže i prodajna cijena.
Tipkom ALT + C– dobit ćete prozor izračun rabata do cijene, u polje upišite cijenu umanjenu za rabat a program će automatski izračunati postotak. Ovu opciju možete koristiti i kod ulaza kada radite kalkulaciju i kod izlaza kada radite račun.
DEFINICIJA POZIVA NA BROJ NA IZLAZNOM RAČUNU
U meniju šifratni/ dokumenti/ komentar na dnu dokumenta unesete tekst i <BR_RAC>. Primjerice „Prilikom plaćanja pozovite se na model 01 i <BR_RAC><SIF_PAR> " gdje će se automatski upisati broj konkretnog računa na koji će se nadodati kontrolni broj.
DEFINICIJA BROJA RAČUNA PREMA INTERNOM AKTU
Program automatski definira brojeve računa na slijedeći način:
1/V01/1 - gdje 1 označava numerički broj računa od 1 do n .
V01 označava poslovnu jedinicu u daljnjem tekstu oznaka poslovnog prostora.
Posljednja oznaka 1 odnosi se na vrstu naplatnog uređaja i definira se u vrsti dokumenta Fiskalna vrsta dokumenta.
Naplatni uređaj je vrsta dokumeta pa će tako primjerice dokumenti pod oznakom IFV (IZLAZNA FAKTURA VELEPRODAJE) imati oznaku naplatnog uređaja 1 a IFG (IZLAZNA FAKTURA GOTOVINA) imati oznaku naplatnog uređaja 2. Ukoliko koristite samo jednu vrstu dokumenta kao izlazni račun ovaj će broj uvijek biti 1 i potrebno ga je definirati u vrsti dokumenta kao Fiskalni dokument 1. Sve ove oznake definirate u Internom aktu i one su proizvoljne.
SADRŽAJ IZLAZNOG RAČUNA
1. broj računa
2. vrijeme izdavanja računa (sat i minuta) – automatski se određuje u trenutku kreiranja računa, sistemsko vrijeme na računalu te se samo ispisuje na računu
3. oznaku operatera (osobe) na naplatnom uređaju – djelatnik koji je izradio račun, podaci se definiraju kroz sistem/autorizaciju.
4. oznaku načina plaćanja računa – novčanice, kartica, ček, transakcijski račun, ostalo – potrebno je definirati prilikom definiranja zaglavlja računa.
U modulu KIS 4 WIN Skladište i Usluge inicijalno je ponuđena vrsta plaćanja Transakcijski račun, a u KIS 4 WIN Maloprodaja i Ugostiteljstvo Gotovina. Za promjenu vrste plaćanja kliknite na strelicu put dolje i izaberite vrstu plaćanja.
KAKO DOBITI ZALIHE DRUGIH POSLOVNIH JEDINICA TIJEKOM FAKTURIRANJA
Tijekom fakturiranja inicijalno su vidljive zalihe aktivne poslovne jedinice, klikom na dugme ZALIHE dobije se lista drugih poslovnih jedinica, odabirom jedinice u donjem dijelu ekrana dobijemo zalihe te druge poslovne jedinice te po njima možemo pretraživati. Također je moguće samo klikom miša na željeni artikal dobiti stanje zaliha po poslovnim jedinicama - desno se otvori prozor.
U toku fakturiranja, kada ste odabrali artikl možete dobiti informaciju o broju i datumu posljednjeg računa konkretnom kupcu, te o prodajnoj cijeni i rabatu. Ovu opciju pozivate kraticom F11 ili izborom opcije ZADNJA CIJENA u meniju IZVJEŠĆA.
KAKO EVIDENTIRATI SERIJSKE BROJEVE TIJEKOM FAKTURIRANJA
Prilikom fakturiranja moguće je voditi evidenciju o serijskim brojevima artikala tako da kad povučemo artikl u izlaznu fakturu i pozivom Alt+F12 dobijemo točno popis artikala sa slobodnim tj. neizdanim serijskim brojevima.
Određeni serijski broj odabiremo tako da ga označimo s razmaknicom i on u tom trenutku postane označen ili crven, te prilikom sljedećeg izdavanja tog artikla gore označeni serijski broj više neće biti dostupan jer je on dobio oznaku da je već izdan.
Moguće je fakturirati pomoću serijskih brojeva tako da s Ctrl + F12 pozovemo modul serijskih brojeva i tražimo odgovarajući serijski broj te pritiskom na tipku 'Prenesi u dokument' prebacimo u izlaznu fakturu. Na taj način smo osigurali brzo i precizno rasknjižavanje robe.
ZABRANA ULASKA U MINUS
Na nivou poslovne jedinice određujemo kontrolu ulaska u minus.
Kontrola u tekućoj poslovnoj jedinici prilikom automatskog transfera prekida transfer kada naiđe na artikl koji nema dovoljno količina na zalihi.
Dodatna mogućnost je kontrola stanja više poslovnih jedinica koja ne dopušta izdavanje robe ukoliko količina prijeđe zbroj količina u zadanim poslovnim jedinicama.
Na nivou poslovne jedinice definiramo da li će se prodajna cijena povlačiti iz šifrarnika prilikom knjiženja ulaza i izlaza.
Kada označimo kvačicu 'ISKLJUČIVI UNOS' bilo na ulazu ili izlazu tada se kao prodajna cijena isključivo nudi ona koja je unesena kroz šifrarnik artikala i unutar prijemne kalkulacije ili izlaznog računa ne možemo mijenjati prodajnu cijenu.
Ako je aktivna opcija prosječne cijene onda zalihe vodite po prosječnim cjenama, a u protivnom po zadnjoj nabavnoj. U tom slučaju bi trebala biti aktivna i opcija zabrana ulaska u minus.
Ukoliko želite voditi zalihe po nabavnim cijenama onda označite kvačicu marža 0 i program je neće računati.
ZAKLJUČAK
Tipkom F12 ili klikom na tabulator na dnu prozora dobit ćete prozor sa podacima o prodajnoj vrijednosti, rabatu, prolaznoj stavci i marži za vlastitu i komisijsku robu, prostorom za upis teksta vezanog samo za konkretnu fakturu - KOMENTAR te podacima o cassi sconto.
ISPIS IZLAZNE FAKTURE
Tipkom F8-ISPIS dajete nalog za ispis izlaznog dokumenta. Moguć je ispis tekućeg zapisa – dokument na kojem ste pozicionirani, zadati ispis od broja do broja ili od do datuma dokumenta.
Inicijalno se dokument ispisuje u glavnoj valuti - kune, odabirom u padajućem meniju moguć je ispis u bilo kojoj definiranoj valuti. Valute i tečajne liste definirate u tečajnoj listi u meniju ŠIFRANTI.
Oznakama u potvrdnim okvirima prilagođavate ispis svojim potrebama:
- ispis opisa artikli – uz naziv artikla ispisat će se opis artikla definiran u info polju artikla u šifrarniku
- info opis izlaz - uz naziv artikla ispisat će se opis upisan na stavci u računu (info polje u računu)
- ispis opisa stavke umjesto naziva – neće ispisati naziv artikla iz šifrarnika nego samo opis,
- ispis serijskog broja – ispisat će se serijski brojevi
- ispis ambalaže – ispisuje se izdana ambalaža koja je vezana za artikle u izlaznom dokumentu
- ispis vezanih dokumenata – u slučaju da je dokument nastao transferom ispisat će brojevi svih dokumenata koji su mu prethodili
- ispis bar koda br – opcija interesantna za veleprodaje koje unutar šifre artikla definiraju šifre svojih kupaca u polju bar kod. Vrlo čest je zahtjev da na izlaznom dokumentu budu šifre kupca da bi se kod kupaca automatizirao proces zaprimanja. U tom slučaju u polju bar koda unijet ćete na određenu poziciju šifru kupca – primjer Konzum je pozicija 5, te pri ispisu izlaznih dokumenata za Konzum definirati poziciju bar koda 5.
- Ispis vrijednosti bez poreza
- Ispis dugovnja – ispisuje se trenutno dugovanje u kunama i valuti za dotičnog kupca. Ovu opciju mogu koristiti samo oni korisnici koji imaju modul financijskog knjigovodstva, jer se prikazuju podaci iz saldakonta.
- spremi isporučeni dokument -Ova je opcija usko vezana za slanje eRačuna ali može se koristiti i nevezano za slanje računa elektronskim putem.
Prema odredbama Zakona račun koji je poslan elektroničkim putem mora biti i sačuvan u tom obliku kako bi se jamčila njegova vjerodostojnost i nepromjenjivost, KIS4WIN se brine da svi Vaši računi koje označite budu sačuvani (arhivirani) u izvornom obliku u datotečnom formatu – na ovaj način ne morate račune tiskati i čuvati u papirnatom obliku, uz obvezu izrade sigurnosne kopije diska na koju spremate račune.
Zašto SPREMI isporučeni dokument ukoliko ne šaljete račune elektronskim putem?
Opciju Spremi račun možete koristiti i bez slanja e-računa ukoliko želite arhivirati račun u izvornom obliku ili na ovaj način zabilježiti, označiti račune koje ste poslali strankama.
Računi se u gore opisanom obliku pohranjuju u mapu na serveru (računalo na kojem se nalazi baza) MICRONIC KIS GDB01 za prvo poduzeće u listi, GDB02 za poduzeće otvoreno na drugom mjestu itd.
Računi koji su spremljeni označeni su BOLD ili MASNIM slovima tako da se i vizualno razlikuju u pregledu računa.
DEFINIRANJE TRAJNOSTI IZLAZNOG DOKUMENTA- (Npr. Ponude) -Sistem – Parametri - Izlazni dokumenti – definirajte vijek trajanja dokumentu koji ažurira rezervacije (npr. Pon) i naziv transfera nakon isteka primjerice Pon u Npo (ponuda u neralizirane ponude). Novonastali dokument treba ažurirati ništa. Kad prođe vijek trajanja ponude se transferiraju u neralizirane i rezervacija se briše sa zaliha.
EVIDENCIJA PLAĆENIH PREDUJMOVA VEZA SA RAČUNOM
Da bi evidentirali plaćene predujmove i njihovo plaćanje iskazali na računu potrebno je:
- Skladište/Izlaz/Knjiženja/Evidencija vrste plaćanja - otvoriti novu vrstu plaćanja (predujam) pritiskom na dugme F9(dodaj).
Primjer otvorenog dokumenta za predujam
- Kako na računu evidentirate plaćene predujmove?
Pozicionirate se na račun te kliknete na Knjženja/Evidencija plaćanja i u polju plaćanja iz padajućeg izbornika odaberete predujam.
Klikom na dugme Dodaj Dok. odaberite račun za predujam i na dugme Dodaj ga vežite sa računom.
Nakon toga će na ispisu računa iznos biti umanjen za iznos primljenog predujma, a račun za primljeni predujam će se automatski stornirati.
Predujam je moguće korisiti više puta odnosno vezati za više računa. Procedura vezivanja predujma uz račun je ista, CTRL + P, DODAJ DOKUMENT. Nakon toga će na ispisu računa iznos biti umanjen za iznos primljenog predujma što je ovom slučaju iznos isti kao i iznos računa i za platiti ostaje 0. Postupak se ponavlja dok se ne potroši cijeli iznos predujma, odnosno dok se sve ne fakturira. Račun za predujam se automatski stornira.
Dokumente predujma koji su vezani uz račun program označava zelenom bojom i dodaje im oznaku P – plaćeno. Kako bi ih mogli koristiti ponovo potrebno je skinuti oznaku P Plaćeno – pozicionirajte se na dokument predujma, desni klik mišem i dobit ćete prozor kao na slici.
Potrebno je kliknuti na Nije plaćeno te isti dokument Predujma možete ponovo koristiti.